Procedimiento
Este procedimiento tiene por objeto definir la sistemática establecida para realizar la selección y evaluación de proveedores. Aplica a todas las compras de productos y servicios que puedan influir directa o indirectamente en el desempeño medioambiental de nuestra organización. Por ejemplo: gestores de residuos, proveedores de electrónica, mantenedores de instalaciones, talleres de vehículos, etc.
¿Quiénes son los responsables de aplicar este procedimiento?
El Responsable del sistema de gestión debe mantener actualizado el registro “Proveedores” para mantenerlo actualizado con los nuevos y los eliminados y llevar un historial de No Conformidades y demás datos necesarios para conocer su desempeño histórico, así como hacer una evaluación anual.
¿Cómo se evalúa a los proveedores?
Todos los proveedores de productos, servicios o subcontrataciones, con posibilidad de influir en nuestro desempeño medioambiental, deben encontrarse en este registro denominado “Proveedores”:
Cada fila del registro se corresponde con los datos de cada proveedor:
- Producto/servicios: indicar, de forma genérica el tipo de servicio o producto que suministra (por ejemplo, gestor de residuos, mantenimiento extintores, taller de reparación de vehículos, etc).
- Empresa: indicar la razón social o marca.
- Año de homologación: indicar la fecha de inicio de la relación comercial.
- Incidencias: se indicará todo el histórico de No Conformidades. Se puede indicar el número dado en el registro “No Conformidades y AC”.
- Desempeño ambiental: Si el proveedor dispone de ISO 14001 o similar se le puntuará con un 3. En el caso que el proveedor nos envíe el “Cuestionario de proveedores” cumplimentado se le asignará un 2. Si no se recibe ninguna comunicación por parte del proveedor se le puntuará con un 1. Por el contrario, si observáramos que éste tiene comportamientos medioambientales nefastos, tendrá una valoración de 0 (por ejemplo, si el proveedor viene a nuestras instalaciones y se observa que deposita los restos de aceite motor en un contenedor de resto o lo vierte al alcantarillado, escándalos medioambientales, etc). Nótese que la puntuación inicial de proveedores será siempre de 1 y variará en base a sus comunicaciones o actuaciones medioambientales.
- Revisado: el responsable del sistema de gestión debe firmar anualmente como evidencia de haber realizado la evaluación anual de ese proveedor.
- Aprobado: Dirección debe firmar anualmente como evidencia de haber realizado la evaluación anual de ese proveedor.
¿Qué hacer con el resultado de la evaluación anual de proveedores?
Al menos una vez al año, el responsable del sistema de gestión evalúa el desempeño de los proveedores en el registro “Proveedores” según el cuestionario enviado anualmente, en base al histórico de No Conformidades e incidencias y de si tiene ISO 14001 o similar, pero deberá consultar a los diferentes Responsables de Departamento para obtener una evaluación más precisas.
Los proveedores pueden suspender la evaluación y ser eliminados por varios motivos, como, por ejemplo:
- Incumplen algún requisito legal. Por ejemplo, un gestor de residuos que no tiene autorización para la recogida.
- Suministran equipos con desempeño ambiental deficiente: por ejemplo, un ordenador que se detecta que consumen más electricidad de la media.
- Mala calidad del servicio: por ejemplo, una empresa de revisión de extintores que no cumple los plazos de revisión.
- No atiende a nuestras solicitudes: por ejemplo, un taller de reparación de vehículos que no conseguimos que nos envíe su contrato con un gestor de residuos.
- Falta de información sobre su desempeño medioambiental: no aporta etiqueta energética (equipos eléctricos), no aporta componentes (productos químicos), etc.
Aquellos proveedores que no superen la evaluación se analizarán en el informe de Revisión por la Dirección para estudiar si se eliminan o se solicita un plan de mejora eficaz al proveedor. En caso de ser eliminado, se clasificará así en el listado y no se podrán realizar pedidos salvo por causas justificadas por Dirección.
¿Qué se le debe solicitar a los proveedores?
Todos los nuevos proveedores, antes de enviarles un pedido, deben haber recibido nuestra “Cuestionario a proveedores”.
Independientemente y según sea de aplicación, deberán poder (es su caso) evidenciar/aportar los certificados que le sean de aplicación:
- Marcado CE para productos electrónicos, eléctricos, máquinas, materiales de la construcción, etc.
- Autorizaciones/inscripciones pertinentes por las Administraciones Públicas para el desempeño de sus actividades, como, por ejemplo, licencia municipal de actividad, inscripciones en industria, autorización como gestor de residuos, etc.
- Etiqueta energética para evaluar el desempeño energético de equipos.
¿Aspectos ambientales de los proveedores?
Es importante conocer los aspectos ambientales generados por los proveedores y subcontratas. Por ello a todos los antiguos proveedores, así como a los nuevos se les remitirá el “Cuestionario a Proveedores”. Se valorarán positivamente aquellos proveedores cuyos productos suministrados generen el menos volumen de residuos posibles. También se vigilará que los materiales de estos productos cuenten con certificados de ROHs, Ecodiseño, huella de carbono, etc.