Este procedimiento tiene por objeto definir la sistemática establecida para controlar los aspectos ambientales de mayor importancia en la organización.

Todos los empleados deben colaborar en la implantación de este procedimiento según se describe.

¿Qué debemos controlar?

• Los consumos de los recursos naturales.
• La gestión de residuos según normativa y siempre con perspectiva de sostenibilidad.
• Control de aspectos ambientales generados por el personal subcontratado y/o proveedores.
• Vertidos.
• Emisiones.
• Ruidos.
• Contaminación.

¿Qué debemos controlar?

Los consumos que se realizan en la empresa son los siguientes:

• Agua.
• Papel/Cartón.
• Electricidad.
• Conbustibles.
• Plástico.
• Tóner de impresión.

De todos estos recursos se lleva un control en el registro “Control de consumos”. Cuando llega la factura correspondiente se anota la cantidad en este registro. En la medida de lo posible se relativizarán los consumos en función de la actividad. De esta forma podremos determinar la evolución para detectar posibles incrementos innecesarios en el consumo de estos recursos y establecer objetivos de reducción con el fin último de mejorar el desempeño energético.,

Consumo de agua

El uso de agua que se produce en las oficinas procede de los aseos y si se mezcla de algún producto de limpieza, por lo que el consumo que se puede generar no es significativo.

Para controlar este consumo sólo se pueden aplicar Buenas Prácticas Ambientales como son comprobar el correcto cierre de los grifos, instalar dispositivos de ahorro de agua en las cisternas, etc.

Consumo de papel

El consumo de papel se produce en la oficina y en la nave para la preparación de pedidos. La reducción y control del consumo se tiene que producir desde estas áreas.

Al igual que en el caso del consumo de agua, el principal control es la implantación de Buenas Prácticas Ambientales como puede ser la reutilización de los papeles para uso interno de la oficina, comprando papel que provenga de gestión forestal sostenible. A largo plazo se verá la posibilidad de utilizar papel reciclado. Además, se insiste a los empleados la importancia de no imprimir salvo que sea imprescindible.

Consumo de electricidad

El consumo de electricidad procede de los equipos informáticos, climatización e iluminación, principalmente.

Tal como se comentaba en el caso del papel y del agua, el control se lleva a cabo mediante la implantación en la empresa de Buenas Prácticas Ambientales como son el uso de bombillas LED, apagado de todas las luces al término del trabajo, consumo de placas solares instaladas en nuestro edificio, mantener los ordenadores con la pantalla apagada cuando no se estén utilizando, uso de regletas, etc. La nueva nave tiene instaladas placas solares.

Consumo de combustibles

El principal consumo procede de los vehículos. Se realiza un gasto de combustible que es controlado por el Responsable del sistema de gestión.

Respecto a este aspecto, se propondrán como Prácticas Ambientales el uso de rutas lo más eficiente posibles, entrega de guía de conducción eficiente, revisiones periódicas de vehículos, etc. 

¿Cómo controlar la generación de residuos?

Los residuos que se pueden generar en JET COMPUTER son los siguientes:

• Papel y cartón.
• Plásticos.
• Tóner de impresión.
• Pilas y acumuladores.

Todos estos residuos se encuentran recogidos en el registro «Gestión de residuos”. Las cantidades generadas de estos residuos se recogen en los albaranes de recogida de estos. Los residuos peligrosos son gestionados a través de Gestores de residuos autorizados, no acopiándolos nunca más de 6 meses y siempre en el interior de las instalaciones. La empresa solicita la siguiente documentación a los gestores:

• Autorización como gestor autorizado o su verificación mediante número NIMA en bases de datos oficiales.
• Carta de aceptación de residuos.
• Albaranes de recogida.

Los residuos orgánicos y algunos plásticos de consumo típico de oficina son gestionados a través de la recogida municipal de basuras. La organización en todo momento identifica y planifica todas las operaciones relacionadas con los aspectos ambientales significativos que genera, de forma que el desarrollo de su actividad no pueda llegar a generar una desviación en cuanto a su política ambiental, objetivos o metas. De esta forma se asegura que se efectúan sus actividades bajo las condiciones especificadas por la empresa.

Para cada una de las zonas en las que queda dividida la organización se deben identificar los aspectos a controlar y/o gestionar, así como la forma de realizar este control y/o gestión relativos a los residuos, las emisiones atmosféricas, los vertidos y los ruidos.

Los residuos que se generan en cada zona de la organización se gestionan tal y como se especifica a continuación:

El personal deposita los residuos que se generen en los contenedores específicos para ello según lo indicado por el Responsable del sistema de gestión.

El responsable de cada departamento controla que los residuos que se generen en su zona se gestionan según lo indicado en los distintos procedimientos del Sistema de Gestión Medioambiental. De forma periódica, el Responsable del sistema de gestión comprueba que los contenedores de residuos ubicados en el almacén están en buen estado, debidamente señalizados, situados correctamente, y que su contenido corresponde a lo almacenado.

En el caso de que, en el transcurso de esta revisión periódica, se identifique algún incumplimiento a lo establecido en el Sistema de Gestión Medioambiental, se lo comunica al Responsable del sistema de gestión, para que éste decida la necesidad de abrir una No Conformidad según el Procedimiento designado para tal fin.

Si un trabajador, durante el desarrollo de su actividad, identifica un residuo que no ha sido incluido en el procedimiento de evaluación de aspectos ambientales, se lo comunica al Responsable del sistema de gestión, el cual determina el tipo de residuo de que se trata y su forma de gestión. En el caso de que sea un tipo de residuo nuevo, realiza la revisión de los procedimientos para su inclusión, así como determina la necesidad de identificar un nuevo aspecto ambiental según el procedimiento mencionado.

¿Cómo controlar la generación de vertidos?

Los vertidos que se producen en las oficinas son prácticamente nulos, ya que la actividad que lleva a cabo no genera vertidos significativos. Los principales vertidos que se realizan son los que provienen de aguas de saneamiento de los propios aseos de la empresa. Estos cuentan con todos los permisos necesarios para su funcionamiento. La organización controla en todo momento sus consumos de agua. De esta forma se garantiza que no se consume y por tanto no se vierte gran cantidad de agua, provocando así un menor impacto en el Medio Ambiente.

En el control sobre situaciones de emergencia se definen las situaciones en las que se pueden verter vertidos tóxicos y cómo actuar en esos casos. Los empleados controlan en todo momento que los vertidos que se producen en su zona se limitan a los identificados, y que no existen vertidos incontrolados.  

En función de los resultados identificados, el Responsable del sistema de gestión decide la conveniencia o no de abrir No Conformidades o Acciones Correctivas según corresponda.

En el caso que hagan falta medidas correctivas, éstas se aplican lo antes posible y una vez realizadas se vuelven a realizar las operaciones necesarias para comprobar que se ha subsanado la No Conformidad.

En el caso de que se identifiquen nuevos focos de vertido al sistema general de alcantarillado, el Responsable del sistema de gestión determina la necesidad de incluirlos dentro de los registros de identificación de aspectos ambientales, según proceda.

¿Cómo controlar las emisiones atmosféricas?

Las emisiones atmosféricas que se generan en los diferentes focos de la organización son controlados según el procedimiento de evaluación de aspectos ambientales. En estos se definen los puntos de emisión.

Los trabajadores de cada departamento controlan que las emisiones atmosféricas que se producen bajo su control se limitan a las identificadas previamente, y que no existen emisiones incontroladas. De forma periódica, el responsable del departamento comprueba las prácticas relativas a las emisiones a la atmósfera.

El Responsable del sistema de gestión controla periódicamente los focos de emisión. En caso de que fuera necesario realizar pruebas analíticas, el Responsable del sistema de gestión decide la conveniencia o no de abrir una No Conformidades, según crea conveniente.

En el caso que hagan falta medidas correctoras porque se han superado los niveles de inmisión o emisión, éstas se aplican lo antes posible y una vez aplicadas se vuelven a realizar las mediciones analíticas para comprobar que se ha subsanado la No Conformidad.

En el caso de que se identifiquen nuevos focos de emisión a la atmósfera, el Responsable del sistema de gestión determina la necesidad de su identificación y evaluación según el procedimiento de identificación y evaluación de aspectos ambientales.

¿Cómo controlar los ruidos?

Los ruidos que se generan en las diferentes actividades son identificados y evaluados según el procedimiento de evaluación de aspectos ambientales.  

Los trabajadores controlan que los ruidos que se producen se limitan a los identificados, y que no existen ruidos extraños o anormales. De forma periódica, el responsable del departamento comprueba los equipos y actividades generadoras de ruidos. El Responsable del sistema de gestión controla periódicamente el ruido tanto exterior como interior en distintos periodos de tiempo, realizando las gestiones necesarias para obtener medidas, si fuera necesario. Igualmente efectúa la comprobación de la idoneidad de los aparatos que realice las mediciones, así como la sistemática de la medida.

En el caso que hagan falta medidas correctoras porque se han superado los niveles de ruido, éstas se aplican lo antes posible.

En el caso de que se identifiquen nuevos focos generadores de ruidos, el Responsable del sistema de gestión determina la necesidad de incluirlos dentro de aquellos que ya han sido identificados y evaluados.

¿Cómo controlar los consumos?

El Responsable del sistema de gestión controla periódicamente los consumos de energía eléctrica, papel, agua, combustible, etc., en función de las facturaciones que realiza la organización. Cuando se recibe una factura, el Responsable del sistema de gestión registra los datos en el registro “Control de Consumos”. Los consumos, siempre que sea necesario, se relativizarán en función del volumen de actividad.

Si en algún momento se detecta que los consumos se alejan de los estándares marcados en la organización, bien por consumo total o bien por consumos parciales (indicadores medioambientales), el Responsable del sistema de gestión decide la conveniencia o no abrir una No Conformidad y sus acciones correctivas.

En el caso que hagan falta medidas porque se han superado los niveles de consumo marcado, éstas se aplican lo antes posible analizando claramente la causa que ha producido ese aumento en el consumo registrado. 

¿Cómo controlar los aspectos ambientales de las subcontratas y proveedores?

En JET COMPUTER es importante realizar un seguimiento exhaustivo del personal subcontratado ya que uno de los aspectos ambientales significativos identificados en la organización procede de ellos.

El Responsable del sistema de gestión identificará claramente los requisitos del servicio a los subcontratados, definiendo como se debe realizar una correcta gestión de sus residuos.

Periódicamente se podrá solicitar a la empresa subcontratada evidencias de los Documentos de Seguimiento y Control que se entregan a la recogida de cada residuo.