¿Cómo se dota a la empresa de RRHH?
Las necesidades de personal son detectadas por los responsables de los distintos departamentos, informando a la Dirección del puesto a cubrir y de las características (personales y profesionales) que debe poseer el trabajador.
El Responsable del sistema de gestión mantiene y actualiza un archivo donde figuran las características de todo el personal utilizando el registro «Fichas de Empleados».
Todos los empleados, incluyendo eventuales, becarios o autónomos que presten servicios dentro de nuestra organización deberán figurar en este registro. Se actualizarán en el momento que se produzcan los cambios. Los datos a registrar son, nombre, apellidos, año de entrada en la empresa, puestos y funciones (debe coincidir con el organigrama y “Perfiles de puesto”), títulos académicos oficiales, cursos (incluidos los recibidos durante la permanencia en JET COMPUTER), experiencia previa en puestos similares al ser contratado por primera vez en JET COMPUTER, carnet de conducir, idiomas y otros. El Responsable del sistema de gestión puede incluir otros requisitos específicos para cada puesto. Lo importante es que queden bien definidos los requisitos de cada puesto para evitar tener personal desempeñando funciones sin las cualidades necesarias para el puesto, ya que esto podría ser una fuente importante de fallos en la calidad de nuestros procesos.
La Dirección establecerá una experiencia mínima, conocimientos y formación para cada puesto de trabajo. Si algún trabajador no lo cumpliera, se deberá justificar en “Perfiles de Puesto” o “Fichas de Empleado” el motivo por el que se le permite desempeñar dicho puesto.
Los nuevos empleados deberán cumplir con lo definido en el registro de “Perfiles de Puesto” para poder desempeñar sus funciones asociadas a dicho puesto.
De cada puesto se definen sus funciones, sus titulaciones académicas (si el puesto lo requiere), los cursos con los que debe contar, sus habilidades y competencias y su experiencia previa en el puesto. Se guardará copia en el servidor/nube de JET COMPUTER todos los títulos o diplomas que sean imprescindibles para los puestos que requieren de dicha titulación.
Los puestos recogidos en el organigrama deben ser idénticos de los descritos en el registro “Perfil de Puestos”. Éstos a su vez deben coincidir con los recogidos en el “Listado de Empleados”.
¿Quién establece la formación de los trabajadores?
Cualquier trabajador que detecte una carencia en su formación o en la de un compañero que pueda afectar a los procesos que realiza, deberá comunicárselo a Dirección o Responsable de Departamento quien analizará si esa carencia es real y puede ser subsanada con formación interna o externa.
Dirección planificará y comunicará a los trabajadores las próximas formaciones que deberán seguir los trabajadores. Para comunicarlo, se informará directamente a cada trabajador por medio de mail o verbalmente. El empleado confirmará su asistencia. Esta planificación se hará mediante el registro “Plan de Formación y Evaluación”:
En este registro se describen los siguientes campos:
- Descripción de la formación: indicar el título del curso (ejemplo: Curso de Prevención de Riesgos Laborales).
- Tipo: indicar si el formador es empleado de JET COMPUTER o es externo.
- Ponentes o Web: nombre de la persona formadora o de la aplicación web.
- Impartido a: indicar nombre y apellidos de los empleados que recibirán la formación.
- Fecha: fechas previstas para la formación.
- Duración: indicar horas o días.
Una vez que haya concluido la formación, el Director o Responsable del Departamento del empleado deberá evaluar la eficacia de esa formación. La mejor forma de hacerlo es esperar el tiempo necesario suficiente para poder comprobar los cambios en el desempeño del empleado. Este periodo puede ser desde unos pocos días a meses. Se indicarán las conclusiones sobre el desempeño. Esto es importante ya que debemos verificar que la formación ha sido eficaz, ya que en caso contrario, seguiría existiendo una carencia en la formación que debe ser subsanada. Así mismo, si un curso no ha sido eficaz, debe registrarse para evitar que se siga impartiendo al resto del personal.
Al término de las formaciones externas se deberán dejar evidencias de la misma (Diploma, certificado, etc.), que será almacenado en el servidor de la empresa durante la permanencia del empleado en JET COMPUTER.
¿Cuándo es necesaria la formación a los trabajadores?
Tal y como se indicaba en el punto anterior, es necesaria siempre que un empleado o Responsable de Departamento lo considere necesario y Dirección lo apruebe. También, Dirección y/o Responsable de Departamento deben analizar si es necesaria formación en los siguientes casos:
- Cuando haya un cambio en los equipos o en la tecnología.
- Para el personal de nueva incorporación, que normalmente necesitará una formación interna. Además, siempre será formado en cuanto al funcionamiento del Sistema de Gestión ISO.
- Cuando exista un cambio de puesto de trabajo.
- Como consecuencia de una acción correctiva (si procede).
- Cuando se detecten carencias en la formación del personal.