El objetivo final del proceso de auditoría es describir las características exactas y el estado de las computadoras. Casi todas las máquinas a renovar presentan algún deterioro derivado del uso ordinario que no repercute en su valor, pero cuando los daños superan el desgaste normal o cuando se encuentran deficiencias funcionales, entonces es necesario documentarlos de forma fiel.

Aiken Workbench es una herramienta de auditoría especializada en la disposición de activos de TI. Proporciona una interfaz común en todos sus módulos para describir de forma sistemática los defectos encontrados en el equipo y tomar fotografías que se vincularán a ellos (utilizando Picture Taker, una aplicación complementaria de Android). Se puede acceder a la interfaz seleccionando la pestaña Observaciones en PC Auditor. En Mobile Auditor y Hardware Auditor el usuario debe hacer clic en el botón Seleccionar Códigos ¹.

Códigos de defecto

La interfaz incluye un sistema de cuadro de lista de 3 niveles en el que el usuario selecciona el Área a la que se aplica la observación; luego el Tipo de observación y, finalmente, la Descripción completa. La concatenación de estos tres niveles siempre da como resultado un código de cinco o seis letras que es lo suficientemente compacto como para incluirse en listados e informes resumidos, pero que al mismo tiempo puede ser entendido y recordado fácilmente por usuarios con cierta experiencia.

Los usuarios también pueden escribir los códigos cortos en caso de que se sepan alguno de memoria.

Aiken Workbench proporciona un conjunto completo de códigos de forma predeterminada. Se almacenan en la tabla auxiliar Códigos de defecto y se pueden editar o reemplazar por completo si desea que se parezcan a los que utiliza actualmente su empresa. Sin embargo, recomendamos mantener la estructura de 3 niveles y la longitud de los valores (Área: 3 caracteres, Tipo: 1 carácter). Este sistema ha sido probado por muchos clientes a lo largo de los años y proporciona el mejor equilibrio entre corta duración y facilidad de recuerdo.

Para cada código de defecto, la tabla puede contener una descripción principal y 10 campos adicionales para contener lo que llamamos «transformaciones» de la descripción principal. Estos campos se pueden utilizar para traducir las descripciones a diferentes idiomas o para utilizar diferentes redacciones para diferentes situaciones: uso interno, uso comercial, web, facturas, etc. Cuando creas un informe o formato de exportación puedes especificar cuál de ellos deseas usar.

Campo de comentarios

El campo de comentarios es un campo de entrada libre que puede utilizarse para almacenar cualquier información adicional que consideres útil.

Aplicación Tomador de fotografías

Aiken Workbench permite a los usuarios tomar hasta tres fotografías por cada código de defecto, utilizando la aplicación Picture Taker para Android. Estas imágenes se almacenan en la base de datos, junto con la información de auditoría.

Instalando la aplicación

Picture Taker requiere Android 5.0 o posterior. Está disponible en Google Play. Puede buscar utilizando las palabras clave «Aiken Workbench» para localizarlo fácilmente.

Antes de usar la aplicación por primera vez, deberá tocar Configuración del servidor para ingresar la dirección IP y el puerto de su servidor Aiken Workbench.

Puede consultar la consola de su Servidor Principal para conocer las direcciones IP de las dos tarjetas adaptadoras en su servidor:

Su dispositivo Android debe estar conectado vía Wi-Fi a cualquiera de las dos redes, pero se recomienda encarecidamente conectarse a la red interna de Aiken Workbench, utilizando un punto de acceso Wi-Fi dedicado .

Tomando fotos

Las imágenes están vinculadas a un código de defecto específico. En la ventana de Observaciones primero debe seleccionar un código de defecto y luego hacer clic en el botón Capturar con dispositivo Android . Se mostrará un número de «ID de captura» tanto en la ventana de Observaciones como en la aplicación de Android:

Toque el ícono de la cámara para tomar una fotografía. Un par de segundos después de guardar la imagen, también aparecerá en la pantalla de su computadora.

Puede tomar hasta tres fotografías por cada código de defecto. Si desea eliminar una imagen, puede hacerlo usando la aplicación (tocando y manteniendo presionado el ícono) o usando la interfaz de la computadora.

La resolución de la imagen está limitada a 640×480 píxeles para minimizar el tráfico de la red y el tamaño de la base de datos. Nuestra experiencia demuestra que esta resolución es suficiente para documentar la mayoría de defectos en equipos informáticos si se siguen las siguientes recomendaciones:

1. Seleccione un teléfono inteligente con buena óptica de cámara. Las mejores cámaras suelen encontrarse en los modelos emblemáticos de todos los fabricantes, pero no necesitas la última generación. En lugar de comprar teléfonos nuevos y baratos, opte por modelos insignia de tres o cuatro años. Por ejemplo, muchas empresas están utilizando con éxito el Samsung Galaxy S6.
2. Tome siempre al menos dos fotografías de cada defecto. La primera imagen debe responder a la pregunta “¿dónde está localizado el defecto?” y normalmente mostrará un fragmento más grande del producto. La segunda imagen debería ser un primer plano del defecto.

No tome una tercera fotografía a menos que proporcione información adicional. Un error común es intentar mejorar una mala fotografía tomando otra mala fotografía. Por supuesto, esta es una estrategia equivocada que sólo aumenta el tamaño de la base de datos y hace que algunos procesos sean más lentos.

3. Hay algunos tipos de defectos que requieren condiciones de iluminación muy específicas para que puedan aparecer en una imagen (pequeñas abolladuras y grietas, ligeros rayones o decoloración, etc.). El flash integrado del teléfono inteligente puede ayudar en algunas ocasiones, pero es mejor utilizar un pequeño flash LED externo alimentado por batería que se pueda colocar fácilmente para crear la mejor iluminación posible.

Las imágenes son un recurso extremadamente útil para la disposición de activos de TI cuando proporcionan información visual real. Son la mejor manera de evitar malentendidos con proveedores y clientes y potencialmente pueden ahorrarle mucho dinero a su empresa. Pero es importante proporcionar a sus técnicos el equipo adecuado y capacitarlos bien para que puedan tomar buenas fotografías.