¿Cómo se realizan las comunicaciones relacionadas con el Sistema de Gestión?

Comunicaciones internas

El Responsable del sistema de gestión comunicará todos los cambios al resto de empleados mediante el tablón de anuncios, mail, cloud, verbalmente, etc, según se considere más eficaz y viable. Así mismo, todos los empleados pueden solicitar cambios u oportunidades de mejora del Sistema de Gestión por estos canales al Responsable del sistema de gestión.

Comunicaciones del Responsable del sistema de gestión con Dirección

El Responsable del sistema de gestión informa a la Dirección de todos los hechos importantes relacionados con la Calidad del servicio y, en concreto, de todos aquellos que precisen de su apoyo o aprobación directa para tomar decisiones y acciones concretas.

Para ello el Responsable del sistema de gestión emplea dos medios:

• Convocatoria de reuniones extraordinarias (Revisión por la Dirección). Estas reuniones se convocarán cuando se produzca un hecho significativo que afecte al Sistema de Gestión la empresa, que puede ser producida por determinadas No Conformidades, cambios en la legislación, cambios en la actividad y/o ubicación, adquisición de equipos, bienes o servicios que introduzcan una variación importante en el Sistema o en la Política de Calidad, etc. Una vez mantenida la reunión, y habiéndose tomado las medidas que se hayan considerado convenientes, se levanta un acta de reunión, si se considerara oportuno. A estas reuniones asisten las personas que la Dirección y el Responsable del sistema de gestión consideren oportuno. Las actas de las reuniones son archivadas y custodiadas por el Responsable del sistema de gestión como registros.
• Comunicados internos. Cuando se produzca un hecho relativo a la Calidad del que deba estar informada la Dirección, siempre y cuando no revista una importancia tal que requiera actuar como se indica en el punto anterior, el Responsable del sistema de gestión, emite un comunicado interno dirigido a Dirección, usando el correo electrónico, llamada telefónica o el canal que considere mas oportuno.
• Comunicación del Responsable del sistema de gestión con el personal de la empresa. Con el objeto de mantener informado a todos los empleados y comunicar los Objetivos de Calidad, con una periodicidad anual o cuando haya cambios, el Responsable del sistema de gestión emplea los siguientes medios:
• Información directa verbal o mediante formatos establecidos al efecto sin formato definido.
• Tablón de anuncios/intranet/Cloud en el que se recogen:
• Objetivos, metas, recursos y su seguimiento.
• Política de Calidad.
• Plan de auditoría, cuando se emita.
• Novedades generales que se vayan introduciendo en el Sistema de Gestión de Calidad.
• Comunicación externa. JET COMPUTER clasifica las partes interesadas en las categorías establecidas en el registro “Partes Interesadas”.

Aquellas partes interesadas (clientes, proveedores, empresas de la competencia o sociedad en general) que deseen obtener información sobre nuestra gestión de la calidad podrán hacerlo: por mail al Responsable del sistema de gestión. Todas las comunicaciones externas, se entregan al Responsable del sistema de gestión directamente, de tal modo que estudia la importancia de estas comunicaciones, y cuando considere que se trata de cuestiones relevantes, procede a dar respuestas por escrito (no hay formato definido) acompañando de las copias de cuantos registros o documentos considere oportunos. Una copia de la contestación es archivada y custodiada por el Responsable del sistema de gestión, como registro de la comunicación de cuestiones externas.

El plazo de contestación es de un mes (excepto si hay dependencia de terceras personas) desde que se recibió la comunicación, salvo que exista otro fijado por la legislación aplicable.

Cuando se trate de comunicaciones con la Administración, en dicho informe-comunicación se incluye todos los datos pertinentes, según sea de aplicación en la legislación vigente, a JET COMPUTER y siguiendo los trámites y formatos administrativos de la Administración competente al caso. La contestación se emite en formato electrónico (con firma electrónica), o bien por email o bien en el portal destinado a ello según las instrucciones propias de la Administración; se responderá lo más rápido posible dependiendo de la importancia, salvo que exista un plazo fijado por la legislación aplicable.

En referente a las entidades bancarias, será Dirección quien atienda estas comunicaciones, de forma electrónica o presencialmente según se requiera.

Los empleados acudirán al Responsable del sistema de gestión para informar y/o detallar las incidencias, no conformidades, necesidades y/o requisitos que puedan detectar, ya sea por email o presencialmente. En caso de tratarse de un tema laboral, la persona Responsable del sistema de gestión se lo trasmitirá a la Dirección para que se pueda planificar una reunión entre ambas partes.