¿Cómo se realizan las comunicaciones relacionadas con el Sistema de Gestión?

Comunicaciones internas

El Responsable del sistema de gestión comunicará todos los cambios al resto de empleados mediante el tablón de anuncios, mail, verbalmente o cualquier otro medio que se considere eficaz. Así mismo, todos los empleados pueden solicitar cambios o oportunidades de mejora del Sistema de Gestión por estos canales al responsable del sistema de gestión.

Comunicaciones del Responsable del sistema de gestión con Dirección:

• Convocatoria de reuniones extraordinarias (Revisión por la Dirección). Estas reuniones se convocarán cuando se produzca un hecho significativo que afecte al Sistema de Gestión la empresa, que puede ser producida por determinadas No Conformidades, cambios en la legislación, cambios en la actividad y/o ubicación, adquisición de equipos, bienes o servicios que introduzcan una variación importante en el Sistema o en la Política medioambiental, etc. Una vez mantenida la reunión, y habiéndose tomado las medidas que se hayan considerado convenientes, se levanta un acta de reunión, si se considerara oportuno. A estas reuniones asisten las personas que la Dirección y el Responsable del sistema de gestión consideren oportuno. Las actas de las reuniones son archivadas y custodiadas por el Responsable del sistema de gestión como registros.
• Comunicados internos. Cuando se produzca un hecho relativo al Medio Ambiente, del que deba estar informada la Dirección, siempre y cuando no revista una importancia tal que requiera actuar como se indica en el punto anterior, el Responsable del sistema de gestión, emite un comunicado interno dirigido a Dirección, usando el correo electrónico o llamada telefónica.
• Comunicación del Responsable del sistema de gestión con el personal de la empresa. Con el objeto de mantener informado a todos los empleados y comunicar los Objetivos de medio ambiente, con una periodicidad anual o cuando hay cambios, el Responsable del sistema de gestión emplea los siguientes medios:
• Información directa verbal o mediante formatos establecidos al efecto sin formato definido.
• Tablón de anuncios en las oficinas de JET COMPUTER en el que se recogen:
• Objetivos, metas, recursos y su seguimiento.
• Política de medioambiental.
• Plan de auditoría.
• Novedades generales que se vayan introduciendo en el Sistema de Gestión.
• Comunicación externa. JET COMPUTER clasifica las partes interesadas en las categorías establecidas en el registro “Partes Interesadas”. Por norma general, la Organización no comunicará ninguna información a no ser que las Partes Interesadas lo requieran. Esta solicitud se hará por mail al Responsable del sistema de gestión. Todas las comunicaciones externas se entregan al Responsable del sistema de gestión directamente, de tal modo que estudia la importancia de estas comunicaciones, y cuando considere que se trata de cuestiones relevantes, procede a dar respuestas por escrito (no hay formato definido) acompañando de las copias de cuantos registros o documentos considere oportunos. Una copia de la contestación es archivada y custodiada por el Responsable del sistema de gestión, como registro de la comunicación de cuestiones externas.

El plazo de contestación es de un mes (excepto si hay dependencia de terceras personas) desde que se recibió la comunicación, salvo que exista otro fijado por la legislación aplicable.

Cuando se trate de comunicaciones con la Administración, en dicho informe-comunicación se incluye todos los datos pertinentes según sea de aplicación en la legislación vigente y siguiendo los trámites y formatos administrativos de la Administración competente al caso. La contestación se emite lo más rápido posible dependiendo de la importancia, salvo que exista un plazo fijado por la legislación aplicable.