Este procedimiento tiene por objeto establecer el sistema para verificar, mediante Auditorías Internas periódicas los siguientes requisitos:

• La conformidad con los requisitos de la Norma UNE-EN ISO 9001:2015.
• La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad de JET COMPUTER.
• El grado de cumplimiento y la eficacia de este Sistema.
• El cumplimiento de la legislación y normativa aplicable a la organización.

Este procedimiento se aplica al proceso de auditoría de todos los Departamentos JET COMPUTER y actividades que tengan relación con la calidad.

¿Cuáles son las responsabilidades de cada empleado?

• La Dirección es responsable de aprobar el Programa de Auditorías Internas y de nombrar el auditor que realice las Auditorías internas a todos los departamentos.
• El Responsable del sistema de gestión es responsable de elaborar y hacer el seguimiento del Programa de Auditorías Internas, de realizar aquellas que correspondan a las áreas y actividades de JET COMPUTER, ajenas a él y de archivar toda documentación relativa a las Auditorías realizadas en la Empresa. Así mismo, deberá comunicar el alcance y fechas de la auditoría mediante su publicación en el tablón de anuncios, por mail o comunicación verbal o mail a todos los empleados.
• En caso de contratación de un auditor externo, éste tiene la responsabilidad de la elaboración y realización del Plan de Auditoría y el posterior informe de auditoría. Es responsabilidad de todo el personal responder ante el Programa de Auditorías aprobado por la Dirección.

La frecuencia de las auditorías se puede incrementar en función de:

• Desviaciones anteriormente detectadas por el Organismo Certificador.
• Nuevas incorporaciones de personal.
• Modificación en la sistemática de desarrollo de las actividades.
• Desarrollo de nuevas actividades.
• Tipo de actividad que desarrolle el área o departamento a auditar.
• Aparición de nuevos aspectos medioambientales significativos.

La decisión de incrementar esta frecuencia se tomará por parte de Dirección y Responsable del sistema de gestión.

¿Quién puede ser el auditor interno?

Hay dos posibilidades:

• Auditores internos (empleados de JET COMPUTER): deberá haber asistido como observador, al menos, a una auditoría de Sistema de Gestión y haber asistido a un curso o seminario de formación al respecto de al menos 8 horas. En ningún caso puede auditar los procesos en los que desempeña sus funciones en la empresa. Por este motivo, debería de haber un mínimo de 2 auditores internos pertenecientes a áreas de la empresa totalmente distintas.
• Auditores externos: cumplir los mismos requisitos del auditor interno y estar calificado como auditor por la empresa consultora a la que pertenecen. Se preguntará a la certificadora sobre la solvencia técnica de la consultora, teniendo que ser favorable la respuesta. En caso de no recibirlas, se evaluará la solvencia técnica de la empresa de consultoría por otros medios que valorará la Dirección.

¿Cómo asegurar que se realiza la auditoría interna correctamente?

El Responsable del sistema de gestión es quien debe verificar el cumplimiento de estos requisitos. Debe documentar la cualificación de los auditores internos recopilando y archivando los documentos que acrediten a los auditores externos.

El auditor reunirá toda la documentación e información necesaria para llevar a cabo la auditoría. Las auditorias se realizarán comprobando que se cumplen los requisitos de la norma y se lleva acabo conforme a lo establecido en los procedimientos. Por lo tanto, los métodos de realización serán contra norma y procedimientos y mediante entrevistas con los involucrados en el área o departamento tomando muestras y evidencias.

El auditor revisará la documentación necesaria para preparar la auditoría y podrá preparar una lista de comprobación, relacionando los aspectos a verificar en la auditoría.

Durante la auditoría se llevarán a cabo las siguientes actividades:

• Reunión inicial, en la que participan el Auditor, el Responsable del sistema de gestión y los responsables de las unidades organizativas implicadas. El equipo auditor recuerda el objetivo y alcance de la auditoría y aclara cualquier duda sobre el desarrollo de la misma.
• Recorrido por las diferentes unidades organizativas, durante el cual el equipo auditor, supervisa los procesos para comprobar que las actividades se desarrollan según lo indicado en la documentación y solicita evidencias y datos referentes al Sistema de Gestión.
• Reunión final, en la que el equipo auditor expone las desviaciones encontradas a sus responsables para que formule sus observaciones. El equipo auditor reflejará los resultados en un Informe de Auditoría El original de este informe lo remitirá el auditor al Responsable del sistema de gestión de JET COMPUTER, quien enviará copia del mismo a los responsables auditados. Además, lo archivará y lo presentará para su consulta y análisis en la reunión para la Revisión del Sistema de Calidad.

Las no conformidades que se detecten en una auditoría serán tratadas de acuerdo con lo establecido en el procedimiento “Control de No Conformidades y AC”.

Las acciones correctivas de las no conformidades detectadas en la auditoría interna serán establecidas con la premura necesaria para que las anomalías detectadas y sus causas sean corregidas lo antes posible con el fin de que no se vean afectadas otras actividades

El responsable del área auditada, junto con las personas que considere necesarias, analizan las deficiencias y se asegura de que se toman acciones sin demora injustificada para eliminar las no-conformidades y sus causas, definiendo responsables y los plazos de implantación.

El Responsable del sistema de gestión verifica la implantación de las acciones correctoras aprobadas, procediendo en cuyo caso al cierre del Informe de Auditoría.

El Responsable del sistema de gestión archiva toda la documentación relativa a las Auditorías realizadas en JET COMPUTER.

El responsable del área auditada debe coordinar el seguimiento de las acciones correctoras acordadas para verificar su implantación. El Responsable del sistema de gestión procederá a firmar y fechar el cierre de la acción correctiva una vez finalizada su implantación y después de haber comprobado que las medidas tomadas han sido efectivas, habiendo eliminado el problema de forma adecuada y satisfactoria para la organización.

Los informes de las auditorías se presentarán y analizarán en las reuniones de Revisión del Sistema por la Dirección, tomando acciones de mejora si se considera necesario.

¿Cómo actuar en caso de auditorías en remoto?

Para garantizar la correcta ejecución de las auditorías internas en remoto debido a circunstancias ajenas a la empresa, se establece la siguiente metodología de actuación;

Se informará en el plan de auditoría de la previsión de llevar a cabo la auditoría interna de forma no presencial.

Se establecerá en dicho plan de formación los medios y recursos (programas, plataformas, dispositivos o soportes de comunicación) acordado para llevarla a cabo con todas las garantías de éxito. Si alguno de los trabajadores no dispone de los medios para poder establecer comunicación adecuada con él, se le dotará de los medios necesarios para asegurar su correcta interlocución los días planificados para realizarla.

Se llevará a cabo la recopilación con anterioridad a la ejecución de la auditoría, en la medida de lo posible, por parte de los participantes en la misma, de la documentación previsible que pueda ser solicitada por el auditor de la misma.

Quedará garantizada mediante los medios de comunicación establecidos las evidencias necesarias para asegurar el cumplimiento de los puntos de la norma.

Cualquier eventualidad relativa a las deficiencias de comunicación surgida durante el trascurso de la auditoría que afecte al normal funcionamiento de la auditoría quedará reflejada en el informe de auditoría interna, así como las medidas de corrección adoptadas para solventar la misma.