El objetivo de este procedimiento es establecer la sistemática para el control y difusión de la documentación y datos del sistema de gestión, así como su archivo y custodia.

¿A qué documento aplica este procedimiento?

Aplica a todos los relacionados con este Sistema de Gestión. Por tanto, afecta a todos los Departamentos y procesos de la empresa.

¿Quiénes son los Responsables?

El Responsable del sistema de gestión está obligado a hacer cumplir e implantar este procedimiento, así como a su mejora continua.

La Dirección de la empresa es la responsable de la aprobación de los documentos y formatos del sistema de Gestión.

¿Quién puede crear, modificar o anular la documentación de la empresa?

Cualquier empleado de JET COMPUTER puede solicitar la creación, modificación o anulación de cualquier documento de la empresa. Para ello debe comunicárselo al Responsable del sistema de gestión, quien tomará una decisión al respecto tras su consulta con Dirección y/o Responsable de Departamento implicado.

En caso de no proceder al cambio, se deberá justificar al empleado el motivo.

El Responsable del sistema de gestión es quien edita, elimina o crea los documentos. Dirección es quien los revisa y aprueba.

Los documentos generados relativos al Sistema de Gestión se archivan en el servidor/nube permitiendo su lectura, pero no edición/eliminación al resto de empleados.

¿Cómo se controlan los cambios en la documentación?

Creación, modificación y anulación de documentos.

• Todos los documentos generados (susceptibles de sufrir cambios) deben contar en su portada con el número de edición, siendo está la nº 1 para la primera y así sucesivamente para las segundas.
• Tras cambiar una edición, la anterior se elimina o se traslada a una carpeta llamada “obsoletos”.
• Aquellos documentos que puedan sufrir numerosos cambios pueden incorporar una tabla en la que se detallen los cambios efectuados y se relacionen con el número de edición.
• Así mismo, el Responsable del sistema de gestión mantendrá actualizado el registro “Listado de documentación” indicando la última edición de cada documento o la fecha para el caso de normativa.

¿Dónde y como se mantiene la documentación?

• Los documentos del sistema de Gestión se mantienen siempre al alcance de todos los empleados en el servidor/nube como solo lectura, para impedir su edición.
• Toda la documentación debe estar perfectamente organizada en carpetas de una forma fácil e intuitiva por todo el personal. No se podrá cambiar este orden sin consenso por parte de los Responsables de Departamento. No podrá haber documentos obsoletos fuera de la carpeta de “obsoletos”. Se vigilará esta circunstancia con el día a día.
• La documentación externa al sistema de gestión puede mantenerse en formato papel siempre que se encuentre al alcance e identificada para todo el personal de JET COMPUTER. Además, deberá estar situada de forma que no pueda dañarse o extraviarse.
• Los registros se cumplimentan por la persona que realiza la actividad objeto de registro y en los formatos establecidos para ello en el documento de gestión.
• Los registros, en función de su uso pueden gestionarse en formato impreso o en formato digital.
• Toda la documentación se mantendrá un mínimo de 5 años.
• En caso de incendio, robo, inundación, ataque informático, etc., no supondrá la pérdida de datos generados en un plazo mayor de 24 horas ya que se almacena en la nube. Asimismo, disponemos de servidores propios donde se actualiza la información en el acto.
• Los requisitos legales de aplicación son controlados y recogidos en el registro “Listado de Documentos”. Anualmente, el Responsable del sistema de gestión verifica que están en vigor (modificándolos en caso contrario) y por medio de las páginas de los Ministerios busca nueva legislación que pueda afectar. Se analizan los textos legales para verificar el cumplimiento de toda la legislación. Esta función puede ser delegada en asesores/abogados externos.

En el “Listado de Documentos” se mantiene al día una relación de la documentación externa que maneja JET COMPUTER.