Este procedimiento tiene por objeto definir la sistemática establecida por JET COMPUTER para identificar las No conformidades del sistema, así como las medidas tomadas para corregirlos y prevenir su repetición.

Entenderemos por No Conformidad cualquier incumplimiento de los requisitos marcado por la norma ISO 14001. A continuación, se citan ejemplos:

• Incumplimiento de la legislación medioambiental, como por ejemplo entrega de residuos a un gestor no autorizado.
• Accidentes medioambientales, como por ejemplo un vertido accidental a cauce.
• Incumplimiento de los procedimientos del sistema de gestión. Como ejemplos: no se actualizan los requisitos legales, no se registran los consumos energéticos, no se realizan auditorías internas anuales, no se realiza el mantenimiento de equipos, etc.
• Empeoramiento del desempeño ambiental de la empresa.
• Incumplimientos detectados en auditorías del sistema.
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La persona responsable de controlar, registrar, coordinar y cerrar una No Conformidad es la persona Responsable del sistema de gestión.

¿Quién identifica y comunica la No Conformidad?

Cualquier empleado que lo considere, puede y debe comunicar la necesidad de apertura de una No Conformidad al Responsable del sistema de gestión.

El Responsable del sistema de gestión, en base a su formación y experiencia decidirá si procede la apertura de una No Conformidad.

¿Cómo se controla y registra una No Conformidad?

Las No conformidades, inmediatamente tras su detección, se registrarán en el registro de Informes No Conformidad y AC.

Por cada No Conformidad detectada se cumplimentará una fila según los campos indicados en cada columna:

• Número de No Conformidad: Se numerarán consecutivamente según su aparición en el tiempo.
• Fecha de detección: se indicará el día, mes y año en el que se detectó por parte de algún empleado de la empresa.
• Tipo de NC: se indicará su tipología, siendo esta cualquiera de las siguientes: incumplimiento requisito legal, accidente medioambiental, auditoría interna, etc.
• Descripción de la No Conformidad: se indicará el dónde, como, quien. Por ejemplo, detectamos que no hemos pasado la revisión de los extintores reglamentaria desde hace 2 años.
• Detectada por: indicar el nombre y apellidos del empleado que fuera el primero en detectarlo.
• Análisis de causa: se debe reflexionar sobre la causa real de porqué se ha producido. Por ejemplo, si se eleva considerablemente el consumo de electricidad relativizado, se deberá justificar con que, por ejemplo, había una avería no detectada en el equipo de climatización.
• Análisis de extensión: se determina la extensión de la no conformidad dentro de la empresa, pudiendo afectar a otros departamentos o productos.
• Persona Responsable del Análisis de Gestión: se indicará nombre y apellidos del empleado más implicado en la investigación y resolución del problema. En caso de duda, se citará al Responsable del sistema de gestión ya que siempre estará implicado.
• Acción inmediata: se describirán las acciones para resolver el problema de forma más directa y rápida para el caso concreto. Por ejemplo, si no se estaban revisando los extintores, se llamará urgentemente a la empresa de mantenimiento para su revisión.
• Acción correctiva: se indicará la/s acción/es tomadas para evitar su repetición. Por ejemplo, si no se estaban revisando los extintores, se pondrá un sistema de recordatorio trimestral en el calendario para alertar de su revisión.
• Plazo de las acciones: se debe fijar un plazo estimado para ejecutar las acciones correctivas. Por ejemplo, 24 h, una semana, un mes, etc.
• Verificado Cierre: la persona responsable del sistema de gestión firmará esta casilla una vez se haya cerrado la No Conformidad con éxito.
• Fecha de cierre: se indicará la fecha en la que se cierre la No Conformidad con éxito.

El Responsable del sistema de gestión revisará con frecuencia este registro cuando queden No Conformidades pendientes de cierre para asegurar que se estén realizando todas las acciones oportunas para asegurar su cierre con éxito. Se determinarán también si existen otras No Conformidades similares o que potencialmente puedan ocurrir.

La Dirección dotará a la organización de todos los recursos económicos, humanos y técnicos para asegurar la adecuada gestión de las No Conformidades.

Todas las No conformidades serán analizadas anualmente en el Informe de Revisión por la Dirección para extraer las conclusiones oportunas y llevar acciones globales para reducirlas al máximo en el futuro.

En función de estas NC puede ser necesario revisar el registro “Análisis de Riesgos y Oportunidades” y hacer cambios en este sistema de gestión.

Debemos siempre mantener los documentos y pruebas de todas las No Conformidades, así como los resultados de las acciones tomadas para corregirlas (Ejemplos: Emails, fotografías, albaranes, informes, etc.).

La mejor forma de mejorar es aprender de nuestros errores. Si no reflexionamos sobre ellos, volveremos a caer una y otra vez en los mismos errores.