¿Cómo se dota a la empresa de RRHH?
Las necesidades de personal son detectadas por los responsables de los distintos departamentos, informando a la Dirección del puesto a cubrir y de las características (personales y profesionales) que debe poseer el trabajador.
El Responsable del sistema de gestión mantiene y actualiza un archivo donde figuran las características de todo el personal utilizando el registro «Fichas de Empleados».
Todos los empleados, incluyendo eventuales, becarios o autónomos que presten servicios dentro de JET COMPUTER deberán figurar en este registro. Se actualizarán en el momento que se produzcan los cambios. Los datos a registrar son, nombre, apellidos, año de entrada en la empresa, puestos y funciones (debe coincidir con el organigrama y “Perfiles de puesto”), títulos académicos oficiales, cursos (incluidos los recibidos durante la permanencia en JET COMPUTER), experiencia previa en puestos similares al ser contratado por primera vez, etc.
La Dirección establecerá una experiencia mínima, conocimientos y formación para cada puesto de trabajo, siempre en relación con el desempeño ambiental. Es decir, por ejemplo:
- Se establecerá que el personal de oficina deba conocer la Guía de Buenas Prácticas de Eficiencia Energética en Oficina.
- El personal que haga uso del vehículo conocerá la Guía de Conducción Eficiente.
Si algún trabajador no lo cumpliera, se deberá justificar en “Perfiles de Puesto” o “Fichas de Empleado” el motivo por el que se le permite desempeñar dicho puesto. La persona Responsable del Sistema Medioambiental deberá asegurarse de que todos los trabajadores sean competentes en base a su educación, formación o experiencia para cumplir con los objetivos legales y medioambientales marcados en este sistema de gestión medioambiental.
Los nuevos empleados deberán cumplir con lo definido en el registro de “Perfiles de Puesto” para poder desempeñar sus funciones asociadas a dicho puesto. El registro contiene los siguientes campos:
De cada puesto se definen sus funciones, sus titulaciones académicas (si el puesto lo requiere), los cursos con los que debe contar, sus habilidades y competencias y su experiencia previa en el puesto.
Los puestos recogidos en el organigrama deben ser idénticos de los descritos en el registro “Perfil de Puestos”. Éstos a su vez deben coincidir con los recogidos en el “Listado de Empleados”.
¿Quién establece la formación de los trabajadores?
Cualquier trabajador que detecte una carencia en su formación o en la de un compañero que pueda afectar al desempeño medioambiental de la empresa y el cumplimiento de los requisitos legales, deberá comunicárselo a Dirección o Responsable de Departamento quien analizará si esa carencia es real y puede ser subsanada con formación interna o externa.
Dirección planificará y comunicará a los trabajadores las próximas formaciones que deberán seguir los trabajadores. Para comunicarlo, se informará directamente a cada trabajador por medio de mail o verbalmente. El empleado confirmará su asistencia. Esta planificación se hará mediante el registro “Plan de Formación y Evaluación”:
En este registro se describen los siguientes campos:
- Descripción de la formación: indicar el título del curso (ejemplo: Curso de concienciación para la conducción eficiente).
- Tipo: indicar si el formador es empleado de JET COMPUTER o es externo.
- Ponentes o Web: nombre de la persona formadora o de la aplicación web.
- Impartido a: indicar nombre y apellidos de los empleados que recibirán la formación.
- Fecha: fechas previstas para la formación.
- Duración: indicar horas o días.
Una vez que haya concluido la formación, el Director o Responsable del Departamento del empleado deberá evaluar la eficacia de esa formación. La mejor forma de hacerlo es esperar el tiempo necesario suficiente para poder comprobar los cambios en el desempeño del empleado. Este periodo puede ser desde unos pocos días a meses. Se indicarán las conclusiones sobre el desempeño.
Al término de las formaciones externas se deberán dejar evidencias de la misma (Diploma, certificado, etc), que será almacenado en el servidor de la empresa durante la permanencia del empleado en la organización.
¿Cuándo es necesaria la formación a los trabajadores?
Tal y como se indicaba en el punto anterior, es necesaria siempre que un empleado o Responsable de Departamento lo considere necesario y Dirección lo apruebe. También, Dirección y/o Responsable de Departamento deben analizar si es necesaria formación en los siguientes casos:
- Cuando haya un cambio en los equipos o en la tecnología, pues mejorará el desempeño energético de los equipos.
- Para el personal de nueva incorporación, que normalmente necesitará una formación interna, principalmente de sensibilización. Además, siempre será formado en cuanto al funcionamiento del Sistema de Gestión ISO.
- Cuando exista un cambio de puesto de trabajo.
- Como consecuencia de una acción correctiva (si procede).
- Cuando cambien los requisitos legales medioambientales y requiera una formación.
- Cuando no se cumplan los objetivos de desempeño ambiental debido a una insuficiente formación.
¿Cómo conseguir que el personal haga toma de conciencia sobre el sistema de gestión medioambiental?
El Responsable del sistema de gestión se asegurará de que todo el personal tome conciencia de lo siguiente:
- Política ambiental, mediante su divulgación y publicación.
- Aspectos ambientales asociados con su trabajo.
- Contribución a la eficacia del sistema de gestión medioambiental.
- Implicaciones de no satisfacer los requisitos del sistema de gestión, incluido el incumplimiento de los requisitos legales.
El Responsable del Sistema emprenderá las siguientes acciones para la toma de conciencia:
- Todo el personal recibirá una formación inicial de 2 horas al inicio de su contrato. El personal existente, también recibirá esta formación al inicio de la implantación del sistema.
- Se divulgarán guías de buenas prácticas medioambientales según proceda por puestos de trabajo.
- Formación en el uso y mantenimiento de equipos.
- Otras acciones que se estimen necesarias.