Workbench Manager es la interfaz principal proporcionada por la solución Workbench para acceder a la base de datos MySQL . En este capítulo nos centraremos en las funciones que se pueden utilizar para acceder y manipular los datos de auditoría. En temas anteriores y posteriores se han cubierto o se cubrirán varias otras tareas administrativas.

La aplicación está disponible para Windows , Mac OS X  y Linux . Las mismas funciones están disponibles en los tres entornos, aunque algunos elementos de la interfaz se heredan del sistema operativo y pueden ser diferentes. A lo largo de esta Guía siempre utilizamos capturas de pantalla de la versión de Windows.

Instalación del administrador del banco de trabajo

El Workbench Manager es la aplicación utilizada para configurar el Workbench y acceder a la información generada por las actividades del Workbench . Una vez que la solución Aiken Workbench esté completamente implementada y utilizada de manera rutinaria en su empresa, Workbench Manager probablemente se instalará en muchas computadoras diferentes y será utilizado para diferentes propósitos por diferentes tipos de usuarios.

Workbench Manager se puede instalar en cualquier computadora que ejecute Windows 7, 8 o 10 , Mac OS X o Linux . Es una aplicación ligera sin requisitos especiales de hardware.

Para instalarlo debes descargar el paquete de instalación y seguir el procedimiento de instalación para tu sistema operativo. Una vez completada la instalación, puede iniciar sesión usando manager , el administrador predeterminado:

1. Ejecute el Administrador del banco de trabajo . En la ventana principal, haga clic en el botón Perfiles para crear un perfil de inicio de sesión. Puedes ingresar cualquier nombre que desees para tu perfil:
   

2. En el campo Dirección IP del servidor principal  ingrese la dirección IP de su servidor principal. Esta dirección puede ser una de las dos que se muestran en la ventana del Servidor Principal:

El que elijas depende de dónde esté conectada tu máquina . Si la computadora está conectada a la red Workbench (la que se usa para las actividades de renovación), debe usar la dirección IP de AWS . Si la computadora está conectada a la LAN “externa” (la que da acceso a Internet), debe usar la dirección IP de la LAN.

Tenga en cuenta que la dirección IP de la LAN puede cambiar cada vez que se reinicia el servidor, ya que su servicio DHCP la asigna dinámicamente. Si desea utilizar una dirección IP estática, comuníquese con su administrador de red para conocer las políticas de su empresa.

3. En el campo Usuario escriba administradory luego haga clic en el botón Guardar .
4. En el cuadro de diálogo de conexión, seleccione el nombre del perfil que acaba de crear, escriba administradorcomo contraseña y haga clic en el botón Iniciar sesión .

Se pueden crear varios perfiles para acceder a diferentes Servidores Principales , utilizar diferentes ID de usuario o conectarse al mismo servidor desde diferentes ubicaciones.

¡Recordar! El usuario predeterminado para iniciar sesión en el sistema Aiken Workbench es  administrador ,  administrador de contraseñas . 

La ventana Lotes y unidades

Workbench  Manager  es la interfaz principal proporcionada por Aiken  Workbench  para acceder a la información almacenada en la  base de datos MySQL  .

Cuando se ejecuta la aplicación  se muestra la ventana Lotes y Unidades :

El cuadro de lista superior contiene los lotes que existen en la base de datos y se puede filtrar usando las casillas de verificación Abierto y Cerrado . Cuando el usuario hace clic en un lote, todas las unidades que pertenecen a ese lote se muestran en el cuadro de lista Unidades . Cuando el usuario hace clic en una unidad, todos los dispositivos de esa unidad aparecen en el cuadro de lista Dispositivos .

Los administradores y los usuarios con permiso de edición pueden cambiar los valores de la mayoría de las columnas haciendo doble clic en ellas. Los lotes y unidades sólo pueden ser eliminados por los administradores. Al eliminar un lote que contiene unidades, también se eliminarán las unidades y los dispositivos. Al eliminar una unidad, también se eliminarán todos sus dispositivos.

Encima de los cuadros de lista, un conjunto de iconos dan acceso a las principales acciones que se pueden aplicar a los elementos de la lista. Puedes mover el cursor encima de cada ícono para saber la acción que desencadenan cuando haces clic en ellos. 

Los cuadros de lista ofrecen una potente interfaz que se puede personalizar para ver los datos de la forma más cómoda para cada usuario:

• El orden de las columnas se puede reorganizar arrastrando los encabezados de las columnas a la posición deseada.
• Los elementos se pueden agrupar arrastrando el encabezado de una columna a la barra superior del cuadro de lista. Se pueden anidar varios grupos.
• Los anchos de las columnas se pueden ajustar haciendo clic y arrastrando el borde derecho de sus encabezados.
• El contenido de los cuadros de lista se puede ordenar por cualquier campo simplemente haciendo clic una vez en el encabezado de la columna. Los clics posteriores cambiarán el orden de ascendente a descendente y viceversa. Puede ordenar por dos o más columnas presionando y manteniendo presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en los encabezados. 
• Las columnas se pueden mostrar u ocultar haciendo clic en el icono superior izquierdo y seleccionándolas en la lista:

Las preferencias de usuario para cada cuadro de lista se pueden almacenar en la computadora local haciendo clic en el icono de la parte inferior derecha, y se usarán cada vez que se use Workbench Manager :

• Guardar mi configuración guarda todos los cambios realizados en el cuadro de lista como valores predeterminados
• Restaurar valores predeterminados revierte todos los cambios y regresa a la «configuración de fábrica».

    Al hacer clic con el botón izquierdo en la flecha, se revierten todos los cambios realizados durante la sesión y se regresa a la última configuración guardada.

El tamaño vertical de los cuadros de lista también se puede ajustar haciendo clic en las líneas azules que los separan, o puede ocultarlos por completo haciendo clic en la flecha a la izquierda del título del cuadro de lista.

También puede inmovilizar registros seleccionados en la parte superior de los cuadros de lista, mientras se desplaza por el resto de los elementos de la lista. Para hacerlo, haga clic en los rectángulos a la izquierda de cada elemento para arreglar la línea (y haga clic nuevamente para liberarlos):

La ventana Unidades seleccionadas 

La ventana Unidades Seleccionadas permite al usuario reunir en un mismo listbox una cantidad de unidades que pueden pertenecer a diferentes lotes:

La ventana Unidades seleccionadas es de sólo lectura. Su propósito es seleccionar un grupo de unidades para incluirlas en un informe o exportarlas.

Para abrir una ventana vacía, puede hacer clic en el menú Opciones –> Unidades seleccionadas .

Existen varios métodos para agregar elementos a la ventana Unidades seleccionadas :

1. Seleccione un lote en la ventana Lotes y unidades y haga clic en el  icono. Todas las unidades pertenecientes al lote se agregarán a la ventana Unidades Seleccionadas .
2. Seleccione una o más unidades en el cuadro de lista Unidades de la ventana Lotes y unidades y haga clic en el  icono. Puede utilizar las teclas estándar de Windows MAYÚS+Clic y CTRL+Clic para seleccionar conjuntos de unidades continuos y discontinuos.
3. Escriba cualquier cadena en el cuadro de entrada en la parte superior de la lista y presione Enter. Workbench Manager buscará las unidades que contienen esa cadena en los siguientes campos de la  tabla Unidades  :  UnitID, SerialNumber, AssetTag y Model . La búsqueda no distingue entre mayúsculas y minúsculas y puede coincidir parcialmente con el contenido de los campos.
4. Ejecute una consulta utilizando la función de búsqueda avanzada (ver más abajo).

Puede combinar varios de los métodos anteriores hasta obtener la lista deseada. Cada adición se acumula a las anteriores.

Usando la búsqueda avanzada

Para comenzar a utilizar la función de búsqueda avanzada, haga clic en el icono «+», ubicado en la cinta superior:

Esta acción abre la ventana de búsqueda avanzada: 

La mitad superior de la ventana le permite crear una consulta SQL de forma asistida o, más específicamente, la cláusula WHERE de la consulta (la parte donde se especifican las condiciones para recuperar un subconjunto de datos). Una consulta puede contener varias condiciones o solo una. Cada línea de la lista es una condición.

Para agregar la primera condición, haga clic en el icono «+» a la derecha de la lista. Se insertará una línea en blanco en la lista y podrá seleccionar o escribir el contenido de las columnas:

• Nombre del campo : varios campos están disponibles para ser evaluados. Todos ellos pertenecen al nivel Unidad. La información detallada perteneciente al nivel Dispositivos no está disponible.
• Operadores de comparación : además de los operadores estándar, puede utilizar «DENTRO DEL PERÍODO DE TIEMPO» (consulte los ejemplos a continuación).
• Valor de búsqueda : Puedes escribir un valor (siempre sin comillas ) o seleccionar cualquiera de los valores especiales que se generan dinámicamente (ver los ejemplos a continuación)
• Corchetes izquierdo y derecho : cuando agrupa varias condiciones entre corchetes, el grupo se evalúa de forma independiente como Verdadero o Falso y luego el resultado se evalúa en combinación con las otras condiciones. Puede seleccionar en los cuadros combinados hasta tres niveles de corchetes anidados, pero puede escribir manualmente tantos como necesite.
  Los paréntesis no son necesarios si su consulta utiliza exclusivamente el operador AND o exclusivamente el operador OR. Sólo cuando los operadores AND y OR estén presentes es posible que necesite utilizar corchetes.
• Operadores booleanos : puede seleccionar Y u O para unir dos condiciones diferentes. Esta columna siempre debe estar en blanco en la última línea de la consulta.

La ventana Dispositivos borrables 

La ventana Dispositivos borrables proporciona una vista general del estado de seguridad de todos los dispositivos de un lote. La ventana muestra una lista de todos los dispositivos que pueden contener datos: unidades de disco, dispositivos móviles y dispositivos flash.

Cada elemento de la lista corresponde a un dispositivo, no a una unidad. Por ejemplo, si una computadora tiene cuatro unidades instaladas, habrá cuatro líneas en la lista. Las columnas que muestran datos que pertenecen al nivel de unidad se repetirán en las cuatro líneas.

La columna Asegurado indica uno de los siguientes estados posibles:

1. No borrado
2. Fallar (se intentó una operación de borrado pero falló)
3. Borrado
4. Eliminado (el dispositivo fue retirado y etiquetado para destrucción) 
5. desmagnetizado
6. Destruido
7. Ausente  (la computadora fue inspeccionada y no tenía unidades)

Los distintos estados que se muestran en color verde implican que el dispositivo ha sido «protegido» en cuanto a datos. Los estados que se muestran en color rojo no están asegurados y requieren acciones adicionales para calificar como asegurados (generalmente una destrucción física o una desmagnetización). Después de realizar dicha acción, se puede crear un certificado seleccionando el dispositivo en la lista y haciendo clic en el  icono.

Al hacer clic en el icono de la impresora es posible imprimir varios informes que incluirán todos los dispositivos del lote, incluidos los certificados de borrado.

Editar imágenes 

Es posible que las imágenes capturadas durante el proceso de auditoría no sean las más adecuadas para todos los propósitos (publicarlas en su sitio web, etc.), por lo que es posible que desee que otros empleados con habilidades de marketing o diseño las revisen, cambien o mejoren.

Estas actividades se pueden realizar fácilmente usando la opción Utilidades –> Editar imágenes del Workbench Manager .

La ventana Editar imágenes muestra los registros contenidos en la tabla Imágenes. Al hacer clic en cualquier registro, las imágenes asociadas se mostrarán en los cuadros en el lado derecho de la ventana.

Al hacer doble clic en una imagen, se cargará en el programa de edición de imágenes seleccionado en el menú Opciones –> Configuración . Siempre que guarde la imagen usando la opción Guardar de su programa de edición de imágenes, la imagen se actualizará automáticamente en la base de datos. No es necesario guardar la imagen en un archivo y luego importarla a la base de datos.

Para cada registro hay dos casillas de verificación que puede utilizar para realizar un seguimiento de las tareas completadas:

Si está exportando las imágenes a una ubicación diferente (un repositorio web, por ejemplo), puede marcar la casilla Exportado cuando se haya completado el proceso.

Cuando las imágenes de un registro hayan sido inspeccionadas, editadas y aprobadas, puede marcar manualmente la casilla Editado .

Opciones de configuración

Las siguientes opciones de configuración se pueden establecer en Workbench Manager en el menú Opciones –> Configuración:

A diferencia de las opciones que se encuentran en el menú Administrador , estas configuraciones se almacenan localmente en la computadora que ejecuta Workbench Manager y no tienen ningún efecto en otras instancias del programa que se ejecutan en una computadora diferente.

1. Nombre y logotipo predeterminados de la empresa: puede ingresar el nombre y el logotipo de su empresa aquí y usarlos más adelante en informes y etiquetas usando variables de todo el sistema, en lugar de insertarlos manualmente cada vez. Puede encontrar un ejemplo de cómo se utilizan en el informe denominado «Certificados de borrado de datos», ubicado en la base de datos de demostración.
2. Valores predeterminados del editor de imágenes: puede ingresar aquí el nombre del programa que desea usar, en la  ventana Editar imágenes  , para editar imágenes y la carpeta predeterminada para usar al exportar las imágenes (consulte el tema anterior).
3. Impresora predeterminada: la impresora ingresada aquí será preseleccionada cuando haga clic en el ícono Impresora en todas las ventanas de Workbench Manager. Si desea seleccionar una impresora diferente en tiempo de ejecución, haga clic en el botón Vista previa y seleccione allí una impresora diferente.
4. Etiquetas – impresión directa: El formato de etiqueta y la impresora seleccionada aquí se utilizarán cuando haga clic en el   icono, en la parte superior del cuadro de lista Unidades , en la ventana Lotes y Unidades . El icono permite imprimir etiquetas rápidamente, sin que aparezca ningún cuadro de diálogo intermedio.